¿Cuáles son las mejores herramientas para hacer reuniones virtuales?

Consejos de una agencia de marketing digital en Colombia y Miami para gestionar tus reuniones virtuales.

Lo primero que debes tener en cuenta es que actualmente existen muchas herramientas en el medio y que todas son buenas dependiendo del objetivo o la necesidad de comunicación.

¿Necesitas hacer una junta o reunión en la que todos puedan participar? O ¿vas a realizar un seminario en el que solo los presentadores pueden hablar?

Esta pregunta es muy importante para comprender que no todas las herramientas que existen en el mercado son para cualquier necesidad y que si bien, todas te pueden ayudar a cubrir ciertas necesidades, solo algunas tienen la capacidad para realizar la segunda.

HERRAMIENTAS PARA REUNIONES CORTAS CON POCOS PARTICIPANTES Y PARTICIPACIÓN DE TODOS:

 

Google Hangouts o Meet: Desde computador de escritorio funciona sin necesidad de instalar nada, lo único que debe hacer es tener una cuenta en Gmail y acceder desde allí.

    • Limite de usuarios: hasta 10 personas en video llamada y hasta 150 en la conversación, la licencia de pago G-suite permite conectar hasta 250 usuarios simultáneamente. Clic aquí para ver sus precios
      • Limite de tiempo: sin límite de tiempo
      • Facilidad de uso: Calificación 5 (en escala de 1 a 5)
      • Calidad de la video llamada: Calificación 5 (en escala de 1 a 5)
      • Sincronización con otras herramientas: En la versión de pago puedes sincronizar con youtube y transmitir en vivo, lo que te permite tener un número ilimitado de participantes por reunión.
      • Uso desde teléfono móvil: 100% compatible con dispositivos Android mediante una app que viene preinstalada, en Iphone es necesario descargar la app hangouts o meet.
      • Debilidades:
        • no permite grabar la sesión o reunión a menos que se sincronice con youtube.

Zoom: Hoy por hoy es una de las herramientas más populares para hacer video llamadas, funciona muy bien para pocos o muchos asistentes. Es una de las herramientas que cumple sin problema, ademas la usan muchos emprendedores que autogestionan su marketing digital.

    • Límite de usuarios: hasta 100 usuarios en la versión libre. Zoom tiene varias opciones de pago que permiten conectar usuarios de manera ilimitada. Aquí puedes ver sus precios.
    • Limite de tiempo: 40 minutos en la versión libre. Si deseas que no haya límite de tiempo, debes adquirir una licencia.
    • Facilidad de uso: Calificación 4 (en escala de 1 a 5) Es una herramienta fácil de usar, necesita tener un componente que se instala automáticamente la primera vez que la usas. Si el audio y micrófono no se sincroniza automáticamente puede ser un poco complejo para algunas personas lograr configurarlo.
    • Calidad de la video llamada: Calificación 4 (en escala de 1 a 5)
    • Sincronización con otras herramientas: Se puede sincronizar con calendario de google y Facebook live.
    • Uso desde teléfono móvil: puedes usarla sin problema desde Android o iphone descargando la app.
    • Debilidades:
      • Su versión libre es muy limitada
      • Últimamente ha tenido problemas de seguridad

 

Gotomeeting: Es sin duda una de las más poderosas, lastimosamente solo tienes 15 días de prueba antes de tener que adquirir una de sus licencias. Sin duda si tu o tu empresa cuentan con el presupuesto, es por mucho una de las mejores alternativas. Usada por algunas agencias de marketing digital

    • Límite de usuarios: Depende de la licencia que adquieras Ver precios
    • Limite de tiempo: No hay límite de tiempo en ninguna de sus licencias.
    • Facilidad de uso: Calificación 3 (en escala de 1 a 5) Es una herramienta fácil de usar, sin embargo no es tan intuitiva como las otras y dada su cantidad de opciones es necesario ver el manual para comprender toda su capacidad.
    • Calidad de la video llamada: Calificación 5 (en escala de 1 a 5) es una de las herramientas que menos ancho de banda usa para conexión y transmisión.
    • Sincronización con otras herramientas: Se puede sincronizar con calendario de google.

Uso desde teléfono móvil: puedes usarla sin problema desde Android o iphone descargando la app.

 

      • Debilidades:
        • No cuenta con una versión de uso libre y solo da una prueba por 15 días

No se puede sincronizar con herramientas de transmisión en vivo. Sin embargo, cuenta con su propio canal.

Jitsi: Se trata de una herramienta completamente libre, no debes pagar nada para acceder a todas sus bondades. Es una de las mejores alternativas por todos los beneficios que ofrece una plataforma de código abierto.

 

    • Límite de usuarios: No tiene límite.
    • Limite de tiempo: No hay límite.
    • Facilidad de uso: Calificación 5 (en escala de 1 a 5) Es una herramienta muy fácil de entender, absolutamente intuitiva de fácil aprendizaje.
    • Calidad de la video llamada: Calificación 5 (en escala de 1 a 5) Su velocidad de transmisión incluso con cámaras activas es muy buena.
    • Sincronización con otras herramientas: Se puede sincronizar con calendario de google, meet de google y transmitir en vivo con youtube (aunque esta última requiere de un conocimiento un poco más avanzado)

Uso desde teléfono móvil: puedes usarla sin problema desde Android, no la hemos probado con iphone.

 

    • Debilidades:

Si no cuentas con G-suite de google no podrás programar reuniones, es decir, deberás ingresar, abrir la sala de reunión y enviar inmediatamente el link de invitación a los demás asistentes.

 

Al transmitir por youtube live dependes de una disponibilidad de la herramienta para asignar canales.

HERRAMIENTAS PARA SEMINARIOS WEB:

Los seminarios web o webinar es una herramienta muy poderosa del marketing digital. Para seleccionar una buena herramientas en la realización de un seminario web debes tener en cuenta:

  1. El límite de usuarios: Ten en cuenta cuantas personas se van a conectar y que no vaya a superar la capacidad de la herramienta.
  2. Cuantos presentadores habrá: no todas las herramientas permiten que haya varios presentadores en la misma reunión
  3. Todos los asistentes deben estar en silencio: las herramientas especializadas en seminarios web (Webinar) le permiten al moderador de la reunión silenciar o activar los micrófonos de los participantes en cualquier momento.
  4. Ningún asistente puede encender su cámara: Para mejorar el rendimiento del seminario web, lo ideal es que ninguno de los asistentes enciendan sus cámaras (solamente los presentadores), por esta razón las herramientas especializadas en esta clase de eventos no permiten que los asistentes enciendan sus cámaras o micrófonos sin autorización del moderador.
  5. Grabación del seminario: Verifica que la herramienta permita grabar el seminario y luego exportar el video o publicarlo en algún canal público.

Acá algunas de nuestras recomendadas:

  • Zoom: Si el seminario es de menos de 40 minutos, cuenta con todas las características necesarias.
  • Gotowebinar: Es la hermana mayor de Gotomeeting, con una gran capacidad pero claro está deberás tener la licencia. La buena noticia es que si adquieres la licencia de Gotomeeting, podrás usar Gotowebinar también. Adicionalmente, puedes enviar un enlace de invitación al evento en el que los asistentes se podrán registrar (esto no lo puedes hacer en muchas plataformas)
  • Youtube: Perfecta para transmitir en vivo sin límite de conectados. Los participantes pueden interactuar con el conferencista por chat. La sesión quedará guardada en tu canal de youtube.
  • Facebook Live: Las mismas características de youtube. La sesión quedará guardada en la página de Facebook por 24 horas y podrá ser descargada.
  • Instagram Live: Es una buena alternativa para realizar transmisiones un poco más informales y de corta duración, pues la atención de los participantes no está centrada en el tema dado que hay muchos otros usuarios haciendo publicaciones y transmisiones.

Estas no son todas las herramientas pero sin duda son buenas recomendaciones para implementar las reuniones y seminarios online que dejaron de ser el futuro para convertirse en una necesidad del presente.

Espera pronto en nuestro sitio web y redes sociales, tutoriales de uso de estas herramientas, por parte de expertos de nuestra agencia de marketing digital.

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